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上班族/大学生必学的 Microsoft Word 超实用技巧!收藏起来!

1)妙用Alt键——键盘之王

Alt是单词“Alter”的缩写,意思为“改变”。

在Windows操作平台下,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键,能极大提高工作效率。

√ 按住Alt,可以选择文章的矩形块文档,然后Ctrl+C就可以复制,或你可直接修改这部分文字。

Alt键在Office里的秘密还远不止如此:

√ 按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距,可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

√ 用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序,也可以调整Word表格中的行序。

√ 此外,Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。

2)F4键——Word里的大神器

很多人都不知道,其实F4键是Office中的大杀器! Office中的“F4” – 重复上一步操作。什么意思呢?

比如我输入abc,按一下F4, 就会自动再输入一遍abc;

比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本,再按F4,就自动把刚刚设置的动作再重复一遍,应用到现在新选择;

还可以干什么?做表格时候,“在下方添加新行”这样的命令,全部都可以用F4重复!

最后,F4在PowerPoint也是同样的,可以干好多事!

3)Ctrl加字母——快捷键闪瞎双眼

Word是当之无愧的文字编辑神器,一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。

其实,绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关的,Ctrl+C就是Copy,P就是Paste,B就是Bold,S就是Save…

√ 最基本的快捷键,shift+上下左右。可以用键盘从当前光标位置选择文本。当然可以配合各种其他导航键,比如ctrl+上下左右,Home, End, PageUp/Down。此条对其他应用程序也有效!

√ 知道了如何用键盘选择,那接下来一定要知道F2的妙用!选择好一片文本之后,按F2,光标会自动变成虚线,让你可以不用按住鼠标左键拖动,而是用键盘的方式,将文本移动到任意位置!

√ 如何快速放大缩小字体呢? Ctrl + Alt + < 就是缩小, Ctrl + Alt + > 就是放大,很直观吧!如果还想更详细的调整字体,Ctrl + D调出字体栏,配合Tab+Enter全键盘操作吧:)

√ Ctrl + L 左对齐, Ctrl + R 右对齐, Ctrl + E 居中

√ Ctrl + F查找, Ctrl + H 替换。然后关于替换,里面又大有学问!巧用替换,可以帮你节省大把大把时间!

√ Ctrl + Z是撤销,那还原呢?就是Ctrl + Y,撤销上一步撤销!

√ Shift+F3,英文全部大写,英文全部小写,首字母大写切换。

√ Ctrl + Shift + C 粘贴格式,再用Ctrl + Shift + V将对应的格式粘贴到另一端文字里。

√ Ctrl+Shift+Home/End,选中光标前后的所有文本

√ 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时,则会显示“函数参数”对话框。

√ Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置,Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置

√ Ctrl+V 在插入点处插入剪贴板的内容,并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后,才能使用此快捷键。

√ Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。

√ Ctrl+Y 重复上一个命令或操作(如有可能)。

√ Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。

√ 显示了自动更正智能标记时,按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。

√ WORD中输入三个等号然后回车,出来就是双横线▼

√ “显示/隐藏编辑标记”按钮,会显示段落标记和其他隐藏的格式符号

√ Ctrl+1 设置当前段落行距为1倍,Ctrl+2 设置当前段落行距为2倍,Ctrl+5 设置当前段落行距为1.5倍

√ 如何将PPT 的文字拷入WORD 里面:只要以.rtf 格式另存即可。

4)巧用“文档比较”——解放你的双手

Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮,别人做的任何修改,都会留下痕迹。

如果对修改的内容无异议,即可选择“接受所有修订”,一键搞定。

然而很多时候对一份word文档进行多次修改,且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能,导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。

当然word视图功能中有“并排查看”功能,但是比起“比较”功能还是逊色很多。

有一次审阅合同,对合同的很多处细节做了修改,修改的过程没有做任何标记,很多天后合同发给对方签署,对方要求将之前合同(word版)所有有过变动的地方都标记出来,以方便对方审核。

可是时间过去很久了,对方又要的急,所以就用到了“审阅”下的“比较”功能,很快的查找出了做过修改的各个细节,大大提升了工作效率。

▼这是“比较”功能的位置。

▼分别选择原文档和经过修改过的文档:

▼举一个简单的小例子,很快就检索出两份文档的任何区别。

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