10个Google Document 实用功能!瞬间提升工作效率!

Google Document简称Google Docs是和Microsoft Word相似的一款线上文字处理程序。Google Docs和Word不同的是,前者属于云端文件编辑,系统会自动为用户保存每次的修订。

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除了文字处理,Google Docs也有许多实用功能,并且可以完美结合Gmail、Google Sheets使用。以下整理了Google Docs 10个实用功能,除了微软之外,日后也可以选用Docs作为日常的文字处理器使用。

1.多人实时编辑

Google Docs最方便的点莫过于多人实时编辑功能了。Google Docs的多人在线编辑可以完美解决冲突,让一个小组可以更有效的完成工作。多人实时编辑的功能包括了添加评论和提出修改建议。即时身处不同地点也能同步处理文档。

2.查看文档修改记录

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文档的各项修改记录都会保留,用户可以看到什么人在什么时间添加/修改了哪些内容。

点击 [文件 File],选择 [版本历史记录 Version history]便可查看。

查看文档修改记录

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3.内建网页搜索功能

在编辑文档时候,我们很常会另开新的网页来方便查找相关资讯。其实只要选取相关文字,按右键,找到 [探索 Explore]。画面右边即会跳出搜索页面的小窗口了。

4.添加实用插件

编辑文档时可以透过插件来作为辅助工具,点击 [插件 Add-ons],[获取插件 Get add-ons],便可搜寻对文档有帮助的插件。例如EasyBib(建立文献目录)、MathType(数学公式)、SpellRight(拼音检查)等。

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5.语音输入

不想打字时可以使用语音输入功能,并且这项功能支持中文语音哦!只要说出句子,文档即会自动出现文字。

点击 [工具 Tools],选择 [语音输入 Voice typing]。

6.大纲式文档

在撰写论文类或长篇的文章时会需要大纲目录的导引。只要为小标题增大字号,点击工具栏的 [查看 View],选取 [显示文档大纲 Show document outline]。回到编辑文档的页面,点击左上角的小标志即可看到文章的大纲目录。点击任意小标题便可快速跳转到该部分。

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大纲式文档

7.自订版面大小&字数

Google Docs和Microsoft Word一样可以自定义文档版面的尺寸,调好尺寸后后续export成Word档也不怕格式跑掉了!点击左上角的 [文件 File] ,滑到底部找到 [页面设置 Page setup] 即可调整纸张方向、大小、页边距、背景颜色。

8.制作图表、表格、绘图(小画家)

千万不要认为Google Docs只能用来码字编辑,其实它还支持插入Google图表、制作表格、和四种类型图表。此外用户也可以在Google Docs绘图(类似Paint小画家的功能),要什么图形自己画!小画家也可以汇入图片,也可在上面编辑作画添加文字。

点击 [插入 Insert] 选择制作图表、表格或绘图。

9.个人字典

软件的正确拼音写法不是件坏事,但也有系统把个人常用的词汇标注为错误的情况发生。所以Google Docs建立了个人字典,只要把个人常输入的特定少见的、奇怪的文字加入个人字典里下次系统检测到相关文字就不会显示错误啦!

点击[工具 Tools],选择 [拼写和语法 Spelling and grammar],找到 [个人字典 Personal Dictionary],添加文字即可。

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10.输出格式

Google Docs更新后输出的格式(Export)共达7种,其中就包括了Word档、纯文本txt档、PDF档、EPUB电子书档等等。

点击 [文件 File],选择 [下载 Download],选择下载格式。

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 除了可以输出成完整文档之外,用户也可以直接在Google Docs透过Gmail发送该文档,非常便利。

点击 [文件 File],选择 [电子邮件 Email],输入对方的邮箱地址即可。

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