必学8个Outlook实用小技巧!迅速提高工作效率!

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1.指定时间延迟处理邮件

使用[延迟]功能后,所选定的邮件便会在所延后的指定时间里再次出现在邮箱里。

点击上方的“三点”,点击[Snooze 延迟],便可以选择延后的日期或是自定义日期。

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2.把邮件变成待办清单、行事历重要时事件

在工作开始前可以把接下来的工作邮件都放到Outlook的To Do List列表里,只要按住邮件拖拽到右边的侧边栏即可。

3.焦点收件箱——自动分类邮件

Outlook其实会帮我们分类邮件,分别是焦点邮件(Focused 焦点)和其他邮件(Other 其他)。前提是需要先打开焦点收件箱的设置,前往[Setting 设置],打开[Focused Inbox 焦点收件箱]即可。

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焦点邮件通常是工作上单独发的邮件,来自联系人的邮件和订阅邮件。

其他邮件则属于通知类邮件。

4.自动整理

随机选中一封邮件,点击上排工具箱外观像扫把一样的[Sweep 整理],就可以快速建立一条规则:

  • 以后此账号寄来的邮件,都自动从收件箱中移走
  • 以后此账号寄来的邮件,都自动从收件箱中移走所有邮件和任何未来的邮件
  • 以后此账号寄来的邮件,只保留最新邮件,其余的自动封存
  • 以后此账号寄来的邮件,只保留最近 10 天的邮件,其他都刪除
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以上提到的[移走][删除]是选择任意选项,可以自己新建特定文件夹存放特定邮件。

5.自订常用邮件动作

打开[Setting 设定],点击最底部的[View all Outlook Setting 检视所有Outlook设定],在左侧[Mail 邮件]的设定中找到[Customize Actions 自订动作],在这里你就可以设定在收件箱页面常出现的小工具如删除键、封存键、置顶键等等。

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滑下去也可以设置在读取邮件时会出现的按钮如回复、转发、翻译、打印等。

只勾选觉得有必要,常用到的按键就好,这样我们才能有效快速处理邮件。

6.回收邮件

和Gmail一样,如果你害怕自己常常发送不完整的邮件,还是忘记添加附件的话就可以开启[收回邮件]功能。

打开[Setting 设定],点击最底部的[View all Outlook Setting 检视所有Outlook设定],在左侧[Mail 邮件]的设定中找到[Compose and reply 撰写以及回复],往下滑找到[Undo Send 取消发送]。来到这里就可以选择按下发送键后选择Undo Send的秒数,最多只有10秒。

7.休假时自动回复邮件

这个依然从设定开始,在[Mail 邮件]中找到[Automatic Replies 自动回复],设定自动回复的开始日期和结束日期,输入自动回复的内容,比如向寄件者表明你正在休假等信息。

8.连接云端储存空间

Outlook当然是连接同属微软的OneDrive云端硬盘啦~但是Outlook也允许用户连接其他的云端硬盘服务如BOX,Dropbox以及Google Drive。

[Mail 邮件]的设定中找到[Attachments 附件]往下滑找到其他云端硬盘即可。进入授权成功后,后续写Email要添加附件时,即可从这些云端硬盘中选择并插入附件到邮件中。

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